Equipos: uno por uno, con IMEI o serie
Un teléfono no es “cinco unidades del modelo X”. Cada equipo es una pieza única con su propio IMEI, su propio costo de compra y su propia condición. Registrarlos por cantidad te deja sin saber cuál vendiste, a quién, y a qué costo real.
Para cada equipo en existencia debes poder responder al instante:
- IMEI o número de serie
- Marca, modelo, capacidad y color
- Condición: nuevo, usado, reacondicionado o recibido en trade-in
- Costo de compra y precio de venta
- En qué tienda o sucursal está físicamente
- Si está desbloqueado o atado a una compañía
Por qué el IMEI vale más que el conteo
El IMEI es tu prueba. Te permite demostrar de dónde vino un equipo, buscarlo en segundos cuando un cliente regresa con un reclamo, y detectar si un equipo reportado entró a tu tienda. En muchos lugares también es un requisito legal llevar el registro de equipos usados que compras.
Con el IMEI registrado, la venta, la garantía y el historial del cliente quedan atados al aparato exacto, no a un modelo genérico. Cuando alguien reclama a los cuatro meses, sabes si ese equipo es tuyo y qué cubriste.
Accesorios: por variante, no por producto
Un protector de pantalla no es un producto: son doce. Modelo, tipo y color son variantes distintas, y si las agrupas terminas creyendo que tienes existencia cuando lo que te queda es el color que nadie compra.
Registra cada variante con su propio código de barras o SKU. Eso hace que el mostrador escanee y cobre sin buscar, y que el reporte de lo más vendido sea útil para comprar mejor la próxima vez.
Piezas del taller: el inventario que más se escapa
Las piezas se pierden porque salen de la gaveta sin que nadie las anote. La regla es simple: una pieza solo sale del inventario cuando se instala en una orden de reparación, y sale con su costo. Si la pieza se instaló pero el costo quedó en cero, tu reporte de ganancia está inflado.
Lleva también las piezas que retiras de equipos que el cliente abandonó o que no tenían reparación. Esas piezas tienen valor y sostienen reparaciones futuras.
Conteos: cortos y frecuentes
El conteo anual completo no sirve de mucho: cuando descubres la diferencia, ya no puedes reconstruir qué pasó. Funciona mejor un conteo rotativo: cada semana cuentas una categoría. Una semana equipos, otra fundas, otra cargadores, otra piezas de pantalla.
Anota siempre la diferencia y su razón: rotura, muestra de exhibición, error de captura, robo. La razón vale tanto como el número, porque es lo que te permite corregir el proceso.
Varias sucursales: existencia por tienda, catálogo compartido
Si tienes más de un local, el catálogo de productos debe ser uno solo, pero la existencia tiene que estar separada por tienda. Es la única manera de saber si la funda que el cliente pide está aquí o en la otra sucursal, y de que cada encargado responda por lo suyo.
Los traslados entre tiendas deben quedar registrados con fecha y responsable, igual que una venta. Un traslado sin registro se convierte en un faltante en un local y un sobrante en el otro.
Señales de que tu inventario está fuera de control
Si reconoces dos o más de estas, el problema ya te está costando dinero:
- Vendes algo y luego descubres que no estaba
- Compras piezas que ya tenías en la gaveta
- No sabes cuánto dinero tienes parado en equipos usados
- La ganancia del mes no se parece a lo que sentiste en el mostrador
- Nadie sabe qué equipo pertenece a cuál cliente en el taller
El objetivo no es un inventario perfecto, es un inventario confiable: que lo que dice la pantalla sea lo que hay en la gaveta. Se consigue registrando en el momento, no al final del día, y haciendo que el sistema descuente solo cuando se vende o se instala.